Die 13+1 häufigsten Fehler im Change Management (und wie man sie verhindert!)

Das Unternehmen sich ständig an neue Gegebenheiten anpassen müssen ist keine bahnbrechend neue Erkenntnis, sondern gehört quasi zum kleinen Wirtschaftseinmaleins. 

Dennoch fällt es vielen Unternehmen schwer genau dies hinzubekommen. Dabei fehlt es häufig nicht an der Einsicht etwas grundlegend ändern zu müssen. Nein, oftmals scheitert es einfach an der Durchführung des Veränderungsprozesses.

Doch woran liegt es, dass Branchenübergreifend die meisten Change Prozesse scheitern?

Darüber gibt Dir dieser Artikel Auskunft. Du findest hier die 13 häufigsten Fehler im Change Management und erfährst auch, wie Du diese verhindern kannst. Und am Ende gibt es noch einen Bonustipp, den Du auf jeden Fall beachten solltest, wenn der Veränderungsprozess scheinbar fehlerfrei läuft.

Erster Fehler im Change Management: Schwammige Vision & unklare Ziele

Ohne eine konkrete mitreißende Vision fehlt das „Warum“ für den nötigen Wandel. Durch unklare Ziele fehlt der Vision der Rahmen (Wer macht was bis wann?). Wenn beides oder auch nur eins von beidem fehlt oder unklar ist, führt das dazu, dass die Motivation bei den Mitarbeitenden niedrig bleibt und eher Verwirrung als Aufbruchstimmung herrscht.

Wie wird dieser Fehler verhindert?

Durch eine intensive Ausarbeitung der Vision vor dem operativen Start des Projektes. Die fertige Vision wird dann runtergebrochen bis hin zu konkreten Zielen in den einzelnen Abteilungen. Dabei ist es wichtig für diesen Prozess einen ausreichenden Zeitrahmen und ggf. Begleitung von außen einzuplanen. 

Zweiter Fehler im Change Management: Mangelnde Kenntnisse und Kompetenzen

Mangelnde Kenntnisse aus dem Feld der Change Management Methoden bzw. Modelle sowie fehlende Kompetenzen in der Steuerung von Veränderungsprozessen führt bestenfalls zu einem verlangsamten Change Prozess. In der Regel führt dieser Mangel aber dazu, dass die gewünschte Veränderung nicht erreicht wird und die Organisation auf dem Weg stecken bleibt.

Wie wird dieser Fehler verhindert?

Hierzu gibt es 3 mögliche Lösungswege.

• Zum einen kann man vorausschauend in die Ausbildung von Mitarbeitern investieren oder durch gezieltes Anwerben von Personal die notwendigen Kompetenzen ins Unternehmen holen.
• Zum anderen kann es auch Sinn machen sich für den Change Management Prozess externe Hilfe hinzu zu holen und sich kompetent begleiten lassen.
• Eine dritte Strategie wäre beides zu kombinieren, um somit eine maximal mögliche Veränderungsexzellenz zu erreichen.

Dritter Fehler im Change Mangagement: Mangelnde Kommunikation mit den Mitarbeitenden

Mangelnde Kommunikation führt zu Unsicherheit und Gerüchten. Unter diesen Umständen sinkt automatisch auch die Offenheit der Mitarbeiter gegenüber Neuem bzw. möglichen Veränderungen. Somit ist die Gefahr groß, dass hieraus Widerstand und Misstrauen gegenüber dem Veränderungsprozess erwächst.

Wie wird dieser Fehler verhindert?

In Abwandlung von Watzlawicks Zitat „Man kann nicht nicht kommunizieren.“ Kannst Du in Zeiten des Wandels nicht überkommunizieren. Das bedeutet so viel zu kommunizieren wie es nur geht und auch wenn es scheinbar nichts neues zu berichten gibt, oder ein nächster Schritt noch dauert, dann kann auch das kommuniziert werden. Natürlich sollten nicht alle internen Kontroversen in der Öffentlichkeit breitgetreten werden. Vielmehr gilt es dem Veränderungsprozess einen priorisierten/prominenten Platz in der unternehmensinternen Kommunikation einzuräumen.

So wird diese Veränderung für die Mitarbeitenden schnell zum neuen „normal“ und unliebsame Überraschungen werden minimiert.

Vierter Fehler im Change Management: Fehlende aktive Einbindung der betroffenen Mitarbeitenden

Große Veränderungsprozesse werden häufig in der Etage der Unternehmensführung initiiert und dann über die nächste Führungsebenen in das Unternehmen kaskadiert. Wenn dabei jedoch jegliche Feedbackschleifen fehlen, dann verfestigt sich mit jeder weiteren Hierarchieebene der Eindruck die Veränderung von oben aufgedrückt zu bekommen. Dadurch wird nicht nur die Veränderung auf jeder weiteren Ebene zunehmend kritischer betrachtet, sondern es fehlt auch die wichtige Rückmeldung aus dem operativen Bereich, wo Anpassungen nötig sind. Dies mindert nebenbei auch die Bereitschaft, den Wandel mitzutragen und aktiv zu unterstützen.

Wie wird dieser Fehler verhindert?

Kurz gesagt, durch die rechtzeitige Beteiligung der Mitarbeiter. Dies kann bereits sehr früh, bei der Strategieentwicklung durch geeignete Beteiligungsformate geschehen. Dies ist natürlich mit einem entsprechenden Aufwand verbunden und muss gut vorbereitet werden. Es ist aber auch möglich die Mitarbeiter intensiv beim Ausrollen der Strategie durch effiziente Feedbackschleifen einzubinden. Dies erhöht zunächst erst einmal die Geschwindigkeit bei der Strategieerstellung, geht allerdings zu Lasten der Umsetzungsgeschwindigkeit, da die Ergebnisse der Feedbackschleifen häufig zu notwendigen Anpassungen der Strategie führen.

Fünfter Fehler im Change Management: Unterschätzung des menschlichen Faktors und der damit verbundenen Ängste

Veränderungen lösen oft Ängste und Unsicherheiten aus. Werden diese ignoriert, kann dies zu starken Widerständen führen. Hierbei geht es dann nicht um rationale Argumente oder Fakten, sondern um die Emotionen, die bei den Mitarbeitenden hervorgerufen werden. Häufig wird diese Ebene aber vernachlässigt und nur auf der Sachebene kommuniziert.

Wie wird dieser Fehler verhindert?

Ein erster Schritt besteht darin, diese Emotionen wahrzunehmen und in der Kommunikation auch zu adressieren. Des Weiteren hilft es auch, den Abschied vom „Alten“ wertschätzend zu gestalten und Sicherheit für die Zukunft zu vermitteln. Oftmals ist aber auch ein individueller Einsatz der Führungskräfte nötig, um einzelne Mitarbeitende mit größeren Sorgen abzuholen.

Sechster Fehler im Change Management: Mangelnde Unterstützung und Vorbildfunktion durch das Top-Management 

Ohne sichtbares Engagement der Führungsebene fehlt die Glaubwürdigkeit das alle an einem Strang ziehen. Wenn die Unternehmensleitung Wasser predigt und Wein trinkt, kann sie nicht ernsthaft erwarten, dass die Mitarbeiter hoch motiviert bleiben und den Veränderungsprozess in Eigenregie freudig vorantreiben.

Wie wird dieser Fehler verhindert?

Als Unternehmenslenker und Führungskraft muss man sich seiner Vorbildfunktion immer klar sein und dementsprechend handeln. Das ist auch schon alles, was im Kern zu tun ist. Eigentlich eine recht einfache Lösung, doch in der Praxis trennt sich hier die Spreu vom Weizen, denn sie erfordert einiges an Engagement und klaren Prinzipien in der gesamten Führungsetage.

Siebter Fehler im Change Management: Ungenügende Ressourcen (Personal, Zeit, Budget)

Ohne ausreichende Ressourcen können Veränderungsprozesse nicht effektiv umgesetzt werden. Dies führt zu Frustration und dem Gefühl der Überforderung bei den Beteiligten. Wenn Personalmangel herrscht, dem Veränderungsprozess keinerlei zeitliche Ressourcen zugebilligt werden und auch finanziell nicht ausreichend Mittel zur Verfügung stehen, dann ist der angepeilte Wandel zu Scheitern verurteilt.

Wie wird dieser Fehler verhindert?

Die benötigten Ressourcen von Anfang an im Change Prozess mitplanen. Neben den gewünschten Veränderungen auch immer mit einkalkulieren, wieviel Manpower benötigt wird und ausreichende finanzielle Mittel bereitstellen. Wenn dies von einem guten Zeitmanagement begleitet wird, dann liegt schon mal eine sehr gute Grundlage für das Gelingen des Projektes vor.

Achter Fehler im Change Management: Fehlen von schnellen Erfolgserlebnissen und sichtbaren Fortschritten

Auch wenn es jedem klar ist, dass ein Veränderungsprozess nicht von heute auf morgen von statten geht, wird das Fehlen von anfänglichen Erfolgserlebnissen oft unterschätzt. Ohne sichtbare Erfolge besteht nämlich immer die Gefahr, dass die die Motivation für den Wandel sinkt. Dies kann im Endeffekt sogar zu Zweifeln an der Sinnhaftigkeit des Veränderungsprozesses führen.

Wie wird dieser Fehler verhindert?

Idealerweise legt man bereits bei der Erstellung der Umsetzungsstrategie fest, welche Zwischenziele auf dem Weg dorthin erreicht werden sollen. Dabei macht es Sinn gerade den kurzfristigen Zielen und Meilensteinen viel Aufmerksamkeit zu widmen und auch potenzielle „Quick wins“ immer mit einzuplanen. Genau hier ergeben sich dann viele Möglichkeiten gerade zu Beginn des Veränderungsprozesses Fortschritte zu erreichen und diese Erfolge dann auch zu feiern. Das hält die Motivation bei den Mitarbeitenden hoch und sichert die Unterstützung innerhalb des Unternehmens.

Neunter Fehler im Change Management: Fehlende Treiber und Promotoren für den Veränderungsprozess

Dass die Unternehmensleitung hinter dem Wandel stehen muss, ist selbstverständlich. Doch reicht dies noch nicht aus, denn ohne engagierte Fürsprecher auf den darauffolgenden Hierarchiestufen fehlt die notwendige Energie für den Wandel. Dies kann dann auf der operativen Ebenen zu einem schleichenden Verlust an Momentum und schließlich zur Stagnation führen.

Wie wird dieser Fehler verhindert?

Als Unternehmensleitung sollte man sich auch immer damit beschäftigen, wie die nachfolgenden Führungsebenen für den Wandel begeistert werden und welche Führungskräfte sich dazu eignen als Rollenmodell für den Wandel zu fungieren.

Dieser Prozess nimmt Zeit in Anspruch und verlangsamt das Projekt am Anfang. Die so gewonnenen engagierten Fürsprecher werden jedoch den Wandel im weiteren Verlauf konstruktiv so unterstützen und beschleunigen, dass es sich in der Regel zeitlich und qualitativ lohnt.

Zehnter Fehler im Change Management: Unzureichende Analyse der Ausgangssituation und Dringlichkeit der Veränderung

Eine schwammige Analyse gepaart mit einer mangelhaft kommunizierten Dringlichkeit, führt häufig dazu, dass die Belegschaft davon ausgeht, den Wandel einfach aussitzen zu können. Die Mitarbeitenden gehen dann davon aus, das die angekündigte Veränderung wieder versanden wird und man in der nahen Zukunft wieder exakt so weitermachen kann wie vorher. Im Extremfall kann dieser „passive Widerstand“ dazu führen, dass die Organisation in diesem Bereich komplett gelähmt ist.

Wie wird dieser Fehler verhindert?

Eine gründliche Analyse ist die Grundvoraussetzung für ein funktionierendes Change Management. Darüber hinaus sollte man von Anfang an auf eine klare Kommunikation setzen die keine Interpretationsräume hinsichtlich der Dringlichkeit lässt. Ein gutes Mittel ist hierbei die Festlegung und Kommunikation von konkreten Meilensteinen, die dann aber auch eigehalten werden müssen.

Elfter Fehler im Change Management: Mangelnde Abstimmung und Silodenken

Fehlende Abstimmung zwischen den Abteilungen kann zu Doppelarbeit und Konflikten führen. Wenn dann noch eine gewisse Engstirnigkeit oder konkurrierende Ziele hinzukommen, ist ein reibungsloser Ablauf des Veränderungsprozesses nur schwer möglich.

Wie wird dieser Fehler verhindert?

Zum einen ist eine Kultur der gegenseitigen Unterstützung sehr hilfreich, aber auch klare und sauber heruntergebrochene Unternehmensziele helfen schon für einen verbesserten Prozess. Zusätzlich macht es Sinn Zusammenarbeit zu honorieren. Sei es durch Anerkennung oder Elemente in den Prämien und Bonussystemen. Elementar ist auch eine klare Rollenverteilung von Beginn an. Denn nur so ist eindeutig geklärt, wer in welcher Abteilung für was zuständig ist.

Zwölfter Fehler im Change Management: Fehlende Metriken und Kennzahlen zur Messung des Fortschritts

Ohne messbare Indikatoren ist der Erfolg des Wandels schwer zu beurteilen. Dies erschwert die Steuerung und Anpassung des Veränderungsprozesses. Wenn die Mitarbeitenden nicht konkret wissen, auf welches messbare Ziel sie hinarbeiten sollen, dann sind Fehlentwicklungen vorprogrammiert und diese können dann noch nicht einmal früh erkannt werden.

Wie wird dieser Fehler verhindert?

Klare Definition von strategischen Zielen, Meilensteinen und KPI’s. Und zwar nach den SMART Kriterien ausformuliert und auf einzelne Abteilungen runtergebrochen.

Die Kunst dabei ist es, das richtige Maß an Zielen zu finden. Zu wenig Ziele führen zu Orientierungslosigkeit, zu viele zur Überforderung. Auch ist klar, dass nicht alles Wichtige immer einfach zu messen ist. Daher sollten auch hier Feedbackschleifen eingebaut werden. Hier kann dann immer wieder abgeglichen werden, ob die vorgegebenen Ziele auch passgenau auf die gewünschte Veränderung einzahlen.

Dreizehnter Fehler im Change Management: Überforderung der Mitarbeiter durch zu viele parallele Veränderungsinitiativen

Wenn du den Artikel bis hierhin gelesen hast, dann hast du bestimmt schon ein Gefühl dafür bekommen, dass Veränderungsprozesse in Unternehmen nicht so ganz einfach umzusetzen sind und mit einiger Zusatzarbeit bei den Mitarbeitenden und der Führungsriege verbunden ist.

Und jetzt stell dir mal vor, dass gleich mehrere Veränderungsinitiativen gleichzeitig umgesetzt werden. Das kann einfach nicht gutgehen. Trotzdem wird dieser Fehler häufiger begangen als man annehmen würde. Zu viele gleichzeitige Veränderungen führen dann zu Dauerstress und Burnout und rufen schlussendlich Widerstand gegen jegliche Form von Veränderung hervor.

Wie wird dieser Fehler verhindert?

Die einfache Antwort lautet: Immer nur einen Veränderungsprozess auf einmal. Erst wenn dieser abgeschlossen ist, wird der nächste eingeleitet.

Dies ist in der heutigen schnelllebigen Zeit jedoch nicht immer möglich. In diesen Fällen gilt es die richtigen Prioritäten zu setzen und sich auf einige wenige Veränderungen zu konzentrieren. Dabei kann es auch nötig sein, bereits angestoßene Prozesse zu stoppen, um Ressourcen für existenziell wichtigere Change Prozesse frei zu schaufeln. Dies erfordert dann unter anderem unangenehme Entscheidungen zu treffen und dies dann auch professionell im Unternehmen zu kommunizieren. Ist aber immer noch besser als auf Dauer eine ausgebrannte und frustrierte Belegschaft zu erschaffen.

Bonustipp: Nach ersten Erfolgen niemals nachlassen

Wurde die erforderliche Veränderung gut vorbereitet, exzellent kommuniziert und mit den nötigen Ressourcen versehen, dann stellen sich relativ schnell die ersten Erfolge ein und das Projekt kommt gut voran und Zufriedenheit macht sich breit. Gerade aber in der Phase nach einem gelungenen Start kann ein Veränderungsprozess noch gehörig ins Stolpern geraten und zwar dann, wenn man ihm nicht mehr die volle Aufmerksamkeit schenkt.

Solange die Veränderung nicht 100% zur Routine geworden ist, bewirkt ein mangelnder Fokus, dass sich wieder alte Gewohnheiten einschleichen. Dies ist Gift für die anfänglichen Erfolge. Denn dadurch kann der erfolgreich gestartete Veränderungsprozess schnell zum Erliegen kommen.

Wie verhindert man diesen Fehler im Change Management?

Indem man sich nicht auf den anfänglichen Erfolgen ausruht, sondern sie als Motivation für den weiteren Weg einsetzt und diesen genau so engagiert vorantreibt wie zu Beginn des Prozesses. Das Change Management ist dann auch erst beendet, wenn die Veränderung zur absoluten Gewohnheit für Führungskräfte und Mitarbeitende geworden ist und dies quasi zur Unternehmens-DNA gehört.

Fazit

Du kennst jetzt eine ganze Reihe von Fehlern im Change Management die häufig dafür sorgen, dass Veränderungsprozesse in Unternehmen scheitern. Die angerissenen Strategien, um die einzelnen Fehler zu verhindern kennst du jetzt auch und aus meiner Sicht ist keine davon extrem kompliziert. Es erfordert jedoch Fokussierung, Klarheit und Abstimmung innerhalb des Unternehmens und wird nur in Verbindung mit einem langem Atem zu dem gewünschten Ergebnis führen.

Zu den einzelnen Fehlern (und Lösungen) werden hier in den nächsten Wochen noch vertiefende Artikel entstehen. Schau also immer wieder mal rein